6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU HAKKINDA Elma AVM TARIM EKİPMANLARI ALET VE MAKİNELERİ PAZARLAMA TİC. LTD. ŞTİ. BİLGİLENDİRME METNİ
Sayın Müşterimiz,
2016 yılında yürürlüğe giren ve bütün piyasa aktörlerini etkileyerek ciddi yükümlülükler getiren 6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU çerçevesinde Elma Avm ile ilişkiniz kapsamında sizleri bilgilendirmek amacıyla bu bilgi notunu paylaşıyoruz.
Müşteri tüzel kişiliği olarak sizler, Elma Avm ile olan Müşterilik ilişkinizden bağımsız olarak Kanunun VERİ SORUMLUSU olarak tanımladığı statü ile sorumluluk altındasınız.
Kanunun koruma kapsamın aldığı gerçek kişiler, ticari faaliyetimiz özelinde, MÜŞTERİLER, ÇALIŞANLAR, ZİYARETÇİLER ve DİĞER GERÇEK KİŞİLER’e ait kişisel verilerin öncelikle bu kişilerin bilgilendirilmesi ve devamında Kanununa uygun olarak kişisel verilerin toplanması ve işlenmesi yükümlülüğünün yanı sıra, Veri sorumluları siciline kaydolmak, Veri envanteri oluşturmak ve kişisel verilerin korunmasını sağlamak için gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almak gibi başlıca ödevleriniz bulunduğu ve bu yükümlülüklerin yerine getirilmemesinin Hapis ve İdari para cezası yaptırımlarına bağlandığını hatırlatmak isteriz.
Bu bilgilendirme metni ile sizleri Kanun’un getirdiği tanımlamalar, Kanun karşısındaki yükümlülükleriniz ve Elma Avm ile Müşterilik ilişkiniz çerçevesinde hak ve sorumluluklarınız ile ilgili bilgilendiriyoruz.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir kişilere ilişkin her türlü veri kişisel veri anlamına gelmektedir. Bu sebeple başta ad-soyadı olmak üzere kişiyle ilişkilendirilebilen bütün veriler kişisel veridir. Tarafımızca yapılan inceleme sonucunda Elma Avm nezdinde kişisel veri olarak müşterilerimizin, çalışanlarımızın ve tedarikçilerimizin verilerinin “işlendiği” tespit edilmiştir. Elma Avm nezdinde bulunan kişisel verilerin başlıca veri kategorileri; kimlik verisi, iletişim verisi ve taşıt verisi olarak özetlenebilecektir.
Kişisel Veri İşleme : “İşleme” kavramı kişisel veri üzerinde yapılan her türlü aktiviteyi tanımlayan genel bir kavramdır. Kişisel veriyle ilgili tüm düzenlemelerde ilgili kişinin hak ve yükümlülükleri “işleme” kavramı üzerinde anlam bulmakta ve tanımlanmaktadır. Kişisel veriyi Bilgisayarda ki veri tabanına, basılı forma veya diğer ortamlara kaydetmek, değiştirmek, paylaşmak, aktarmak, güncellemek, silmek gibi faaliyetlerin tümü kişisel veri işleme faaliyeti olarak ifade edilebilir.
İlgili Kişi: İşleme faaliyetinde rol oynayan her bir birey Kanun tarafından ilgili kişi olarak tanımlanmıştır. Müşteri ve ELMA AVM açısından İlgili kişi; müşteriler, çalışanlar ve tedarikçi firma içerisinde yetkili olan kişiler olarak ortaya çıkmaktadır.
Veri Sorumlusu: Kanun, bildiğimiz işletme kavramından farklı olarak veri sorumlusu sıfatını kullanmaktadır. ELMA AVM kendi adına aldığı ve kendi amaçları doğrultusunda kullandığı, Siz Müşterileri aracılığı ile yine sadece ELMA AVM faaliyetleri amacıyla aldığı kişisel veriler için veri sorumlusu sıfatına haizdir. ELMA AVM’un, kendi amaçları ve faaliyeti çerçevesinde Müşteri tarafından işlenen kişisel veri üzerinde sorumluluğu bulunmakta iken, Müşterinin kendi özel amaçları ve faaliyeti çerçevesinde (Örneğin Müşteri tüzel kişiliğin aynı zamanda inşaat veya sigorta acentası faaliyeti varsa ELMA AVM adına aldığı kişisel verileri bu alanlarda kullanamayacak, bu alanlar için kişisel veri sahibinden kendi nam ve hesabına izin alacaktır) işlemiş olduğu veri üzerinde ELMA AVM’un sorumluluğu bulunmamaktadır.
Veri İşleyen: Müşteri ELMA AVM adına bir veri işleme faaliyeti yürüttüğü noktada Veri işleyen sıfatına haizdir. Kilit nokta ELMA AVM adına işlenen verilerin kullanım amacıdır. Şayet kişisel veriler Müşteri tarafından kendi amaçları ekseninde kullanılıyorsa Müşteri o noktada Veri Sorumlusu sıfatına haiz olacaktır. Somutlaştırmak gerekirse, ELMA AVM’un amaçları doğrultusunda alınan müşteri verisi açısından Müşterinin veri işleyen sıfatı mevcutken, Müşteri’nin amaçları doğrultusunda alınan (örneğin Müşterinin kendi çalışanın verisi) veri açısından Müşterinin veri sorumlusu sıfatı bulunmaktadır. Bunun dışında Müşterinin yapmış olduğu farklı işlem ve işler yönünden de sorumluluğu bulunmaktadır.
Aydınlatma Yükümlülüğü: Kanun’da temel düzenleme olarak sayılan bir husus aydınlatma yükümlülüğüdür. Bu yükümlülük çerçevesinde düzenlenen metinlerde, veri işleme faaliyeti sırasında işlenen verinin hangi amaçlarla kullanıldığı, işlemenin hangi hususlara dayandığı, işlenen verinin kimlere aktarıldığı ve işlenen veri üzerinde ilgili kişinin haklarının neler olduğu belirtilmiştir. Aydınlatma yükümlülüğünün gerçekleştirilmesine yönelik metinler hazırlanmış ve Müşterilere gönderilmiştir. Bununla birlikte sistem üzerinden yapılacak eklemeler ile sürecin etkin bir biçimde işlemesini sağlamaya yönelik çeşitli yöntemler geliştirilmiştir. ( Temel prensip, kişiden verilerini istemeden önce bu verileri neden istediğini kişiye açıkla )
Açık Rıza: Hukuka uygun bir biçimde veri işleme faaliyeti 6698 Sayılı Kanun kapsamında sıralı olarak sayılmıştır. “Açık Rıza” da hukuka uygunluk sebeplerinden biri olup, Kanun kapsamında sayılan haklarımızdan birinin bulunmaması halinde, veri sahibinden almanız gereken bir irade açıklaması biçimidir. Bu noktada Açık Rıza’nın müşterinin iradesini etkilemeden, müşteriyi bilgilendirerek ve rızanın hangi konuda talep edildiğini belirterek alınması gerekmektedir. Buna ilişkin açık rıza metinleri hazırlanmış olup sürecin işleyişine geçilecek ve açık rızanın yönetimini sağlayabilmek adına sistem üzerinde eklemeler yapılacaktır.
İlgili Kişinin Hakları: Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili; a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, e) Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, f) Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir. Bu konuda ELMA AVM tarafından hazırlanan Kişisel Veri İşleme Politikası bulunmaktadır. Bu Politika uyarınca başvuru prosedürleri Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirtilen yöntemlere bağlanmıştır. İlgili yöntemler uyarınca veri sahibinin https://elmaavm.com.tr adresinde bulunan Kişisel Veri İşleme Politikası’nı ziyaret ederek bilgi alması ve Politika’da yer alan yöntemlerden biriyle başvuru yapması gerekmektedir. Başvurunun Müşteri kanalıyla gelmesi halinde ELMA AVM’a yönlendirme yapılması ve başvurunun yönetiminin ELMA AVM tarafından yapılması gerekmektedir.
Veri Sorumluları Sicili ( Verbis) : Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından ticaret siciline benzer nitelikte bir sicil kurulacaktır. Bu sicile kayıt olmak için veri sorumluları tarafından bir veri envanteri oluşturulması ve bu envanter uyarınca kayıt işleminin yapılması gerekmektedir. 50 ve üzerinde çalışanı bulunan ve yıllık 25 Milyon TL bilanço değeri olan veri sorumlusu sıfatına haiz her işletme bu sicile kayıt olma yükümlülüğü altındadır. ELMA AVM ve Müşterilerinin bugünkü düzenleme kapsamında kayıt yükümlülüğü bulunmakla beraber, ELMA AVM’un Kanun’a uyum sağlama yükümlülüğünün söz konusu olduğu durumlarda Müşteriler de aynı yükümlülük altında olacaktır.
Suçlar ve Kabahatler: 6698 sayılı Kanun ve Türk Ceza Kanunu kapsamında suçlar ve kabahatler düzenlenmiştir.
SUÇLAR
TCK 135: Kişisel verileri hukuka aykırı olarak kaydeden kimseye bir yıldan üç yıla kadar hapis cezası verilir. Hassas Veri işlenmesi halinde ceza yarı oranında artırılır.
TCK 136: Kişisel verileri, hukuka aykırı olarak bir başkasına veren, yayan veya ele geçiren kişi, iki yıldan dört yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır.
TCK 137: Bu suçlar, Kamu görevlisi tarafından ve görevinin verdiği yetki kötüye kullanılmak suretiyle veya belli bir meslek ve sanatın sağladığı kolaylıktan yararlanmak suretiyle işlenirse ceza yarı oranında artırılır.
TCK 138: Kanunların belirlediği sürelerin geçmiş olmasına karşın verileri sistem içinde yok etmekle yükümlü olanların görevlerini yerine getirmemeleri halinde, bu kişilere bir yıldan iki yıla kadar hapis cezası verilir.
6698 sayılı Kanun 17/2 - Kanunun 7 inci maddesine aykırı olarak kişisel verilerin silinmemesi veya anonim hale getirilmemesi halinde bir yıldan iki yıla kadar hapis cezası verilir.
Bu bilgilendirme metni çerçevesinde izahına çalıştığımız süreçlerle ilgili yasal sorumluluklarınızın yerine getirilmesi, gerekli tedbirlerin alınması ve uygulamaların yerleştirilmesi zaruridir. 6698 sayılı Kanun düzenlemesi uyarınca yükümlülüklerin ihlali nedeniyle veri sızıntısı veya hukuka aykırı veri işleme süreçleri ile karşılaşılmaması adına gerekli önlemleri almanızı, ELMA AVM’un almış olduğu teknik ve idari tedbirlere rağmen siz Müşterilerimizde meydana gelebilecek herhangi bir veri açığı nedeniyle ELMA AVM'nin sorumluluğunun doğması hallerinde, bu sorumluluğun siz değerli Müşterimize yansıtılacağı hususunda bilgi edinmenizi rica ediyoruz.
Elma Avm Tarım Ekipmanları Alet ve Mak.Paz.Tic.Ltd.Şti.